Nieuwsbericht: 3 september 2020

Evenementen in COVID-tijden

Alle regels op een rij

Hou bij het uitdenken van je initiatief altijd rekening met de gouden basisregels

Maximale fysieke afstand

1,5 m afstand houden
Looplijnen
Uniforme COVID-signalisatie

Maximale hygiëne

Persoonlijke hygiëne zoals handen wassen en ontsmetten
‘High touch’ oppervlakken ontsmetten (klinken, stoelen, tafels, bancontact toestel, enz.)
Voldoende ventilatie

Maximale data

Richtlijnen veiligheidscommunicatie (affichering en sensibilisering)
Aanwezigheden bijhouden in database (van medewerkers tot bezoekers)

Private (familie)feesten

Wat is een privaat (familie)feest?

Er is geen vrije toegang
Het vindt plaats op uitnodiging
Het is gericht op de familiale, vrienden- of professionele kring

Wie is organisator van het private (familie)feest?

Zelf organiseren
- Bv.: familiefeest in je tuin, een barbecue voor vrienden, …
- Regels: beperkt tot je sociale bubbel (= je gezin + 5 = 10 personen)
- Toelating gemeente nodig? Neen
Door een professionele catering of traiteur (thuis of in een feestzaal)
- Bv.: huwelijksreceptie, communiefeest, bedrijfsfeest voor personeelsleden, receptie van een vereniging voor hun leden, …
- Regels:
  - Max. 10 personen (= je gezinsbubbel + max. 5 personen)
  - Voor deze feesten is het niet voldoende dat de traiteur enkel het eten levert. Hij moet het feest van begin tot einde organiseren en zich houden aan het horeca-protocol.
  - De traiteur draagt de hoofdverantwoordelijkheid dat de gasten zich houden aan de maatregelen:
    - Tafels staan 1,5 meter uit elkaar.
    - Er kunnen max. 10 personen aan dezelfde tafel zitten.
    - Enkel zitplaatsen aan tafel mogen.
    - Er is personeel dat eten en drinken serveert. Het personeel draagt zowel in de zaal als in de keuken een mondmasker.
    - Einde activiteit om 01:00 conform horeca-protocol
- Toelating gemeente nodig? Neen, maar je brengt de gemeente op de hoogte via gemeente [at] merelbeke.be

Evenementen

Wat is een evenement?

Alle andere activiteiten vallen onder de noemer ‘evenementen’.
Bv.: straat- en buurtfeesten, kleine concerten, bedrijfsfeesten waar externen worden uitgenodigd, …
Deze activiteiten zijn publiek toegankelijk
Voor evenementen maken we het onderscheid tussen activiteiten die binnen of buiten doorgaan.

Indoor evenementen

Regels:
- Max. 200 personen)
- Mondmasker verplicht
- Voor activiteiten die vallen onder de noemer ‘evenementen’ gelden strengere maatregelen dan bij privéfeesten. Alle regels uit de horeca, dus ook het blijven zitten aan de eigen tafel en de onderlinge afstand van 1,5 meter moeten toegepast worden.
Toelating gemeente nodig? Ja, je vraagt dit soort evenementen aan via het lokaal evenementenformulier. Je bezorgt dit document minimum 6 weken op voorhand aan de dienst Evenementen via gemeente [at] merelbeke.be. Denk ook aan een duidelijk inplantingsplan van je evenement.
Bij je aanvraag laad je ook verplicht het resultaat op van de Covid Event Scan (CERM), de nieuwe evenementenmatrix om na te gaan of je activiteit veilig kan doorgaan.

Outdoor evenementen

Regels:
- Max.400 personen
- Mondmasker verplicht
- Voor activiteiten die vallen onder de noemer ‘evenementen’ gelden strengere maatregelen dan bij privéfeesten. Alle regels uit de horeca, dus ook het blijven zitten aan de eigen tafel en de onderlinge afstand van 1,5 meter moeten toegepast worden.
Toelating gemeente nodig? Ja, je vraagt dit soort evenementen aan via het lokaal evenementenformulier. Je bezorgt dit document minimum 6 weken op voorhand aan de dienst Evenementen via gemeente [at] merelbeke.be. Denk ook aan een duidelijk inplantingsplan van je evenement.
Bij je aanvraag laad je ook verplicht het resultaat op van de Covid Event Scan (CERM), de nieuwe evenementenmatrix om na te gaan of je activiteit veilig kan doorgaan.

Werkwijze

De dienst Evenementen bekijkt jouw aanvraag samen met het resultaat van de Covid Event Scan (CERM) en wint advies in bij de veiligheidscel. Ten slotte neemt de burgemeester en/of het college van burgemeester en schepenen de finale beslissing of het evenement al dan niet kan plaatsvinden.

Vervolgens bezorgt de dienst Evenementen je de toelating en de nodige documenten.

Als organisator blijf jij verantwoordelijk voor de uitvoering van de maatregelen die gelden tijdens je evenement.

De toelating van de gemeente en jouw positief resultaat van de Covid Event Scan (CERM) moet je kunnen voorleggen op vraag tijdens jouw evenement.

Ceremonies

Bv.: huwelijksceremonies, begrafenissen, enz. (Opgelet: het gaat hier over de plechtigheid zelf, niet over de receptie of het feest.)
Regels:
- Max. 200 personen
- Mondmasker verplicht
- Opgelet: burgerlijke huwelijken (‘trouwen voor de wet’) kunnen:
  - In het gemeentehuis: max. 40 personen (dit is de maximumcapaciteit van de raadzaal met respect voor de sociale afstand) | mondmasker verplicht tot in de trouwzaal; kan worden afgezet als iedereen op veilige afstand zit

Markten, braderieën en kermissen

Markten, braderieën, rommelmarkten en kermissen vallen niet onder evenementen, maar onder ambulante handel. Hier zijn er andere maatregelen van toepassing:

Max. 1 bezoeker per 1,5 lopende meter aan het kraam
Eten en drinken kan, maar ter plaatse aan het kraam (zittend) (ijsje of hamburger al wandelend toegelaten)
Sociale distancing respecteren (1,5 meter)
Circulatieplan met éénrichtingsverkeer en aparte in- en uitgangen
Mondmaskers verplicht voor standhouders en bezoekers
Er wordt een systeem of organisatie opgezet om te controleren hoeveel bezoekers er aanwezig zijn
Sluitingstijd om 01:00

Extra informatie

Hou er rekening mee dat er geen evenementen mogen doorgaan tussen één uur 's nachts en zes uur ’s morgens. Hier wordt geen afwijking op toegestaan.
Raadpleeg www.info-coronavirus.be voor het protocol dat van toepassing is op je sector. Is er geen protocol? Dan hou je rekening met de gouden regels.

Overzicht van de evenementen en de te hanteren maatregelen

Evenement	Max. aantal pers.	Voorwaarden
Sociale bubbel (garageverkopen vallen ook onder de sociale bubbel)	Gezin + 5 = max. 10	Geen voorwaarden of sluitingsuur
Jeugd (kampen, stages, …)	50	In van elkaar gescheiden contactbubbels
Georganiseerde activiteiten (algemene vergadering van een vereniging, repetities van een amateurgezelschap, …)	50	Club of vereniging Met meerderjarige trainer, begeleider of toezichter Geen toelating nodig van gemeente
Ceremonies/religie/levensbeschouwing	200	Social distance (1,5 meter) Handhygiëne Fysieke aanraking van personen en voorwerpen zijn verboden Mondmasker verplicht Geen toelating nodig van de gemeente
Receptie/banket in privésfeer	10	Zittend Georganiseerd door een professional (catering/traiteur) Volgens horecaprotocol Geen toelating nodig van gemeente
Evenement, voorstelling, wedstrijd Receptie/banket toegankelijk voor publiek	200 (indoor) 400 (outdoor)	Volgens geldende protocol Receptie/banket: zittend Mondmasker verplicht Sportwedstrijden: max. 200 deelnemers Verplichting evenementenmatrix & lokaal evenementenformulier Toelating nodig van gemeente

Hoe vraag ik een evenement aan?

Stap 1: Onder wat valt mijn evenement?

Er kunnen onder strikte voorwaarden evenementen worden georganiseerd. De federale overheid maakt een onderscheid tussen zelfgeorganiseerde familiebijeenkomsten, privéfeesten met professionele catering en evenementen.

Bovenaan deze webpagina kan je nagaan welke regels er gelden per soort evenement én of je de toelating nodig hebt van onze gemeente.

Stap 2: Heb ik de toelating nodig van de gemeente?

Bezorg ons het lokaal evenementenformulier én het COVID-veiligheidslabel dat je verkreeg via www.covideventriskmodel.be . Je mailt beide naar gemeente [at] merelbeke.be

Heb je je evenementenformulier al ingediend? Dan ontvang je van ons nog een e-mail om alsnog het COVID-veiligheidslabel te bezorgen.

Stap 3: de dienst Evenementen bekijkt jouw aanvraag

Alleen als je een groen label hebt behaald, zal de dienst Evenementen jouw aanvraag verder verwerken. Opgelet: een groen COVID-veiligheidslabel is nog geen bewijs dat het evenement kan plaatsvinden. De dienst Evenementen bekijkt jouw aanvraag samen met het resultaat van de COVID Event Scan (CERM) en wint advies in bij de veiligheidscel. Ten slotte neemt de burgemeester en/of het college van burgemeester en schepenen de finale beslissing of het evenement al dan niet kan plaatsvinden.

Bij twijfel of vragen kan de dienst Evenementen een draaiboek opvragen van het aangevraagde evenement. Dit draaiboek moet meer inzicht en duidelijkheid bieden over welke maatregelen er zijn om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan tijdens het evenement. Het draaiboek biedt pasklare en duidelijke antwoorden aan op de vragen die je reeds beantwoordde bij het invullen van de CERM.