U bent hier

Evenementenformulier

Online aanvraag

Wat?

Dienst evenementen gaat digitaal! Vanaf 1 maart 2021 starten  we met een digitaal evenementenformulier.
Kijk hier hoe we dit aanpakken. Wil je een buurtfeest, fuif, fiets- of wandeltocht of een ander evenement organiseren? Dan heb je de toelating nodig van je lokaal bestuur. Samen met de toelating krijg je dan ook de nodige vergunningen, voor bv. geluidsafwijking, inname openbaar domein, parkeer- en/of rijverbod, of het schenken van sterke dranken.

Wat is een evenement?

Een evenement is een activiteit die plaatsvindt op het openbaar domein of plaatsvindt op privéterrein én publiek toegankelijk is voor minstens 50 personen of specifieke vergunningen vereist (geluidsafwijking, schenken van sterke dranken,...).

Uitzonderingen zijn privé-feesten zoals een tuinfeest, een communiefeest of familiefeest. Deze worden niet als een evenement beschouwd en moeten niet aangevraagd worden. 

Wanneer?

Doe je aanvraag tijdig, minstens 6 weken vooraf.
Voor grotere evenementen, met meer dan 700 bezoekers, moet dit zelfs minstens 3 maanden op voorhand.  Op deze manier hebben onze diensten de tijd om zich te informeren, adviezen in te winnen en de nodige vergunningen op te maken. Het is onze taak om na te gaan of je evenement op een veilige manier kan doorgaan met respect voor alle inwoners van Merelbeke.

Hoe?

Om de aanvragen snel en eenvoudig te kunnen verwerken, vul je het evenementenformulier digitaal in. Je dossier komt zo onmiddellijk bij de juiste dienst terecht, je kan het zelf online opvolgen.

Eerste aanvraag via het online platform?

Registreer je en vul het document, stap voor stap, nauwkeurig in. Je hoeft dit niet in één keer te doen. Het systeem bewaart je formulier zodat je op een later tijdstip verder kunt werken.

Zorg ervoor dat je dossier volledig is. Plannen, affiches en andere documenten kan je opladen in het digitaal aanvraagformulier. 
Het formulier is dynamisch, afhankelijk van je antwoorden, moet je meer of minder invullen.
Via mail krijg je bevestiging van je aanvraag. Als er informatie ontbreekt dan krijg je een mailtje met de vraag je dossier te vervolledigen. 
Zijn er toch problemen, dan contacteren wij je en zoeken we samen naar een oplossing.  Van zodra de vergunning is afgeleverd, krijg je ze digitaal doorgestuurd.  Lees ze aandachtig en hou ze bij de hand tijdens het evenement.

Opvolging van je dossier?

Meld je aan via de link naar het evenementenformulier en volg de status van je aanvraag. Eens de aanvraag goedgekeurd kan je je vergunningen downloaden.

En nog een keer!
Als je een nieuw evenement wil aanvragen, staan al je basisgegevens reeds in het systeem.  Weerkerende evenementen kan je kopiëren en aanpassen. Pure tijdwinst.

Extra ondersteuning

Indien nodig kan je ook materiaal lenen of een zaal huren. Doe ook dit tijdig! 
Sommige projecten worden door het lokaal bestuur financieel ondersteund. Hier vind je meer info. 
Loop je vast, of heb je graag iets meer uitleg, gebruik onze handleiding
Nog vragen? Contacteer de dienst evenementen! We helpen je graag verder.

Een evenement organiseren in tijden van corona?

De Vlaamse overheid gaat stilaan over naar versoepelingen na een periode van strenge maatregelen om de coronabesmettingen in te dijken. Wij moedigen iedereen aan om de evenementen waar je al zo lang naar uitkijkt tijdig aan te vragen.  We bekijken samen met jullie op welke manier je het evenement corona-veilig laat verlopen.

  • Voor je een vergunningsaanvraag indient, vragen wij je de CERM te doorlopen die door de Vlaamse Regering werd ontwikkeld. Vervolgens moet je de gegenereerde eventscan downloaden en als bijlage toevoegen aan het aanvraagformulier. Neem alvast een kijkje in het CERM-protocol om de scan vlot te doorlopen. Voor evenementen die binnen plaatsvinden moet je mogelijk ook een CIRM invullen.
  • De geldende Coronamaatregelen wijzigen regelmatig, zowel op federaal als op Vlaams niveau. Hier kun je de meest recente maatregelen raadplegen:

Bekijk ook