Online aanvraag
Wat?
Wil je een buurtfeest, fuif, fiets- of wandeltocht of een ander evenement organiseren? Dan heb je de toelating nodig van je lokaal bestuur. Samen met de toelating krijg je dan ook de nodige vergunningen, voor bv. geluidsafwijking, inname openbaar domein, parkeer- en/of rijverbod.
Wat is een evenement?
Een evenement is een activiteit die plaatsvindt op het openbaar domein of plaatsvindt op privéterrein én publiek toegankelijk is voor minstens 50 personen of specifieke vergunningen vereist (geluidsafwijking, schenken van sterke dranken,...).
Uitzonderingen zijn privé-feesten zoals een tuinfeest, een communiefeest of familiefeest. Deze worden niet als een evenement beschouwd en moeten niet aangevraagd worden.
Wanneer?
Doe je aanvraag tijdig, minstens 6 weken vooraf.
Voor grotere evenementen, met meer dan 700 bezoekers, moet dit zelfs minstens 3 maanden op voorhand. Op deze manier hebben onze diensten de tijd om zich te informeren, adviezen in te winnen en de nodige vergunningen op te maken. Het is onze taak om na te gaan of je evenement op een veilige manier kan doorgaan met respect voor alle inwoners van Merelbeke.
Hoe?
Om de aanvragen snel en eenvoudig te kunnen verwerken, vul je het evenementenformulier digitaal in. Je dossier komt zo onmiddellijk bij de juiste dienst terecht, je kan het zelf online opvolgen.
Een activiteit of evenement in het Cultuurhuis Merelbeke kan u online aanvragen via https://cultuurhuis.merelbeke.be/index.php/zaalverhuur
Eerste aanvraag via het online platform?
Registreer je en vul het document, stap voor stap, nauwkeurig in. Je hoeft dit niet in één keer te doen. Het systeem bewaart je formulier zodat je op een later tijdstip verder kunt werken.
Zorg ervoor dat je dossier volledig is. Plannen, affiches en andere documenten kan je opladen in het digitaal aanvraagformulier.
Het formulier is dynamisch, afhankelijk van je antwoorden, moet je meer of minder invullen.
Via mail krijg je bevestiging van je aanvraag. Als er informatie ontbreekt dan krijg je een mailtje met de vraag je dossier te vervolledigen.
Zijn er toch problemen, dan contacteren wij je en zoeken we samen naar een oplossing. Van zodra de vergunning is afgeleverd, krijg je ze digitaal doorgestuurd. Lees ze aandachtig en hou ze bij de hand tijdens het evenement.
Opvolging van je dossier?
Meld je aan via de link naar het evenementenformulier en volg de status van je aanvraag. Eens de aanvraag goedgekeurd kan je je vergunningen downloaden.
En nog een keer!
Als je een nieuw evenement wil aanvragen, staan al je basisgegevens reeds in het systeem. Weerkerende evenementen kan je kopiëren en aanpassen. Pure tijdwinst.
Bewonersbrief
Met een bewonersbrief breng je als organisator van een evenement de buurtbewoners die hinder kunnen ondervinden (vb. toegankelijkheid, parkeren, geluidshinder, ...) vooraf op de hoogte.
Je vindt een voorbeeldbrief in de bijlage. Gebruik dit document als basis voor je bewonersbrief.
In deze bewonersbrief vermeld je duidelijk:
- het programma van het evenement met data en start- en einduur
- verkeersregelingen: parkeerverbod, verkeersvrije straten, omleidingen, ...
- geluidshinder
- contactgegevens van de verantwoordelijk (naam en gsm) die bereikbaar is tijdens het evenement en die kan informeren over het evenement
Bezorg deze brief tijdig aan de buurtbewoners die hinder kunnen ondervinden. De inhoud van de brief moet overeenstemmen met de gegevens die je verkreeg in de evenementenvergunning.
Extra ondersteuning
Indien nodig kan je ook materiaal lenen of een zaal huren. Doe ook dit tijdig!
Sommige projecten worden door het lokaal bestuur financieel ondersteund. Hier vind je meer info.
Loop je vast, of heb je graag iets meer uitleg, gebruik onze handleiding.
Nog vragen? Contacteer de dienst evenementen! We helpen je graag verder.
Bijlagen